Até bem pouco tempo atrás, os donos de pequenas e médias empresas gastavam um bocado de tempo e dinheiro para armazenar as informações de seus negócios de forma segura e organizada. "Era necessário ter um servidor interno, atualizar constantemente os softwares de segurança das máquinas, além de contratar um funcionário capacitado para gerir tudo isso", afirma Felipe Cataldi, sócio da Betalabs, empresa que desenvolve softwares.

Hoje, muitos aplicativos e programas online permitem que as empresas guardem seus dados em servidores externos, com direito a atualizações automáticas e suporte técnico remoto — e muitos desses programas são gratuitos.

Exame PME ouviu empreendedores e especialistas para selecionar 15 ferramentas na nuvem que custam até 99 reais e ajudam a aprimorar a comunicação na empresa, organizar as informações, administrar melhor as finanças e até cortar custos com telefonia móvel.

1  - Asana

Toda vez que decide mudar qualquer processo em sua empresa, o carioca Wilson de Carvalho Monteiro, de 35 anos, precisa comunicar as alterações a seus franqueados. Ele é dono da rede de escolas de inglês Optimum Technical Language — com sede no Rio de Janeiro, a rede tem seis unidades em quatro estados. “Quanto mais longe da matriz estão os franqueados, mais difícil é fazer todo mundo manter o padrão”, diz Monteiro. Para facilitar o trabalho, ele usa o Asana, aplicativo para smartphone que permite enviar arquivos pela internet e armazená-los numa espécie de backup online. Com a ferramenta, basta indicar as pastas onde os arquivos foram compartilhados para que qualquer pessoa cadastrada os encontre. “Uso a ferramenta principalmente para atualizar as faixas de áudio dos cursos”, afirma Monteiro. O aplicativo ainda separa os usuários por nível hierárquico, caso não seja necessário que todos tenham acesso a todo o conteúdo.

Para quem é útil: Redes de franquias, empresas com filiais ou que tenham equipes espalhadas por várias cidades. Grátis.

2 - GroupME

É uma espécie de rede social em que usuários de smartphone podem organizar grupos de conversa. Com a ferramenta, é possível fazer chamadas de voz em conferência — basta escolher as pessoas que vão fazer parte do bate-papo. Qualquer membro do grupo pode iniciar uma chamada coletiva. Quando a conexão está ruim para chamadas e voz, o programa passa a receber e a enviar mensagens via SMS. “Assim que envio uma mensagem, um alerta aparece na tela do smartphone do funcionário avisando que ele tem uma nova tarefa para executar”, diz Monteiro, da Optimum Technical Language. “O fluxo de trabalho se tornou mais eficiente.”

Para quem é: útil Empresas com funcionários que passam muito tempo na rua ou empreendedores que precisam comandar equipes a distância. Grátis.

3 - NEOTRIAD

Com essa ferramenta, é possível distribuir tarefas e determinar quais delas têm prioridade, além de definir metas para o dia, a semana ou o mês. O programa também produz estatísticas sobre o tempo que cada funcionário leva para executar uma atividade — gráficos mostram o desempenho de cada um em relação ao restante da equipe.

Para quem é útil: Empresas que precisam administrar o trabalho de pessoas que ficam fora do escritório, como representantes comerciais e transportadoras. A partir de 22 reais por mês.

4 - Fuze meeting Esse aplicativo para smartphone permite trocar mensagens, mandar arquivos e falar de graça. Também serve para trocar informações com diversas pessoas ao mesmo tempo. Depois de preencher uma breve ficha de cadastro, é possível convidar funcionários, clientes ou fornecedores para participar de sua rede e realizar encontros virtuais. Todos têm acesso a uma agenda compartilhada, que avisa quanto tempo falta para começar a reunião.

Para quem é útil: Empresas que têm executivos, clientes ou fornecedores localizados em cidades diferentes e que precisam se reunir com frequência. Grátis.

5 - Yammer

Funciona como uma rede social. Qualquer empresa pode abrir uma conta no site da ferramenta e manter um fórum privado para os funcionários trocarem mensagens e arquivos pelo smartphone. Pode haver grupos de discussão para cada área da empresa — assim os assuntos ficam restritos àquela equipe. Com o aplicativo, os funcionários também podem acessar a intranet pelo celular.

Para quem é útil: Empresas em que os grupos de funcionários que não ficam no mesmo lugar precisam trabalhar a distância nos mesmos projetos. A versão básica do aplicativo é gratuita. Para gerenciar o conteúdo e ter direito a suporte técnico, é preciso pagar mensalidade de 3 a 5 dólares por funcionário.

6 - Evernote

Serve para organizar tarefas em um único ambiente, no qual é possível fazer anotações, armazenar fotos, vídeos e mensagens de voz, além de compartilhar informações entre as pessoas cadastradas. Para proteger as informações, a ferramenta permite criar diferentes níveis de acesso para os usuários.

Para quem é útil: Empresas que armazenam dados sigilosos ou informações que necessitem de atualização constante. 10 dólares mensais por usuário.

7 - Highrise Funciona como uma agenda profissional. É útil como ferramenta para manter o relacionamento com os clientes. No programa, é possível cadastrar os nomes dos contatos e as informações associadas a cada um deles. Cada contato pode ter uma página própria com arquivos e imagens relacionados. Até os e-mails podem ser salvos nessa página, o que ajuda a montar um histórico completo.

Para quem é útil: Empresas que vendem frequentemente para os mesmos clientes e precisam manter um histórico do atendimento. Grátis para até 250 contatos.

8 - Camscanner É um aplicativo para smartphone que digitaliza documentos — basta tirar uma foto com a câmera do celular. O aplicativo ajusta a página e aplica efeitos de correção na imagem para que o texto fique mais legível. A ferramenta permite ajustar a posição do papel e enviar o resultado para programas como o Dropbox ou o Box, que funcionam como um backup na internet. Os documentos digitalizados ganham uma marca-d’água.

Para quem é útil: Empresas que lidam com documentos e contratos ou precisam organizar um banco de dados virtual, como escritórios de advocacia e outros negócios do setor de serviços. Grátis.

9 - Samcard

Bom para quem participa de muitas reu­niões, eventos fora da empresa ou almoços de negócios — e, nessas ocasiões, vai juntando pilhas de cartões de visita. Nem sempre dá tempo de passar todos esses contatos para a agenda. Usando a câmera do iPhone, o SamCard captura esses dados e os transfere automaticamente para a agenda de contatos do celular.

Para quem é útil: Empreendedores em geral e funcionários da área comercial. Grátis.

10 - Viber

A conta do telefone sempre foi motivo de preocupação para o argentino Francisco Denevi, de 30 anos, sócio da Sul Peixe, empresa paulista que importa e revende frutos do mar e bebidas. “Preciso conversar diariamente com os fornecedores que estão em sete países diferentes, como China, Viet­nã e Nova Zelândia”, afirma Denevi. “Como uma ligação internacional é cara, já deixei de tratar de assuntos importantes por telefone para tentar diminuir os custos.” Como alternativa, Denevi usava e-mails para se comunicar com os fornecedores, mas as respostas para suas dúvidas poderiam demorar para chegar. Há cerca de três anos, ele passou a usar o Viber, um aplicativo para smartphone e tablet que permite ao usuário fazer ligações e enviar mensagens de texto pela internet. As chamadas são gratuitas, bem como o envio de SMS. Ao ser instalado, o programa verifica quais dos contatos da agenda já o utilizam. Ao contrário dos outros serviços de voz sobre IP, o Viber se limita a ligações entre usuários registrados no serviço. “Diminuí o valor da conta telefônica da Sul Peixe em 70%”, afirma Denevi.

Para quem é útil: Empresas que possuem filiais ou têm clientes e fornecedores em outros países. Grátis.

11 - Qual operadora

O aplicativo identifica a operadora de telefone fixo ou celular para o qual se vai ligar. É possível agrupar os contatos da mesma operadora automaticamente. O objetivo é aproveitar melhor os DESCONTOS oferecidos pelas companhias telefônicas — se a empresa tem telefones de várias operadoras, o programa informa qual deles vai completar a chamada com o menor custo.

Para quem é útil: Empresas que se comunicam frequentemente com os clientes por celular, como frotas de táxi, ou negócios que enviam promoções por SMS aos clientes, como sites de comércio eletrônico e de COMPRAS coletivas. Grátis.

12 - Bills

A ferramenta organiza as contas que devem ser pagas em cada dia do mês. É possível classificar os documentos por categoria e manter atualizado o status da despesa — se já foi paga, se está agendada ou se ainda vai entrar na planilha. O software também permite cadastrar o pagamento de impostos. Funciona em smartphone e tablet.

Para quem é útil: Indústrias, importadoras, exportadoras e outras empresas que costumam ter um descompasso entre pagamentos e recebimentos no caixa. 2,04 reais para aparelhos com sistema Android e 0,99 dólar para iPhone e iPad.

13 - Contaazul O aplicativo auxilia no controle financeiro de uma empresa. Tem ferramentas para gerenciar estoques, fluxo de caixa e relatórios financeiros. Vários usuários podem navegar simultaneamente no site e compartilhar relatórios e planilhas sem que haja sobreposição de informações. O programa também gera notas fiscais eletrônicas e envia automaticamente por e-mail para os clientes cadastrados.

Para quem é útil: Empresas de comércio eletrônico ou que precisem compartilhar informações financeiras com clientes ou fornecedores. A partir de 24,90 reais por mês.

14 - Gestãojá

O publicitário Felipe Ribeiro, de 29 anos, precisa controlar diariamente os pagamentos que faz para fornecedores e as contas recebidas dos clientes. Ele é sócio da B2, organizadora de formaturas e outros eventos para o público jovem. Para organizar o trabalho, ele usa a ferramenta gestãoJá. Pelo software online, os clientes conseguem imprimir boletos e escolher a mesa onde vão ficar durante a festa. Os estudantes que contratam a B2 para organizar formaturas podem checar pela internet se a empresa tem honrado os pagamentos dos fornecedores. Ribeiro também pode controlar quais os clientes que estão pagando em dia, quantos estão inadimplentes e há quanto tempo. “Dá para fazer tudo online”, diz ele. “Isso ajuda a poupar o tempo dos clientes e me ajuda a aumentar a produtividade dos funcionários.” O gestãoJá permite cadastrar clientes e fornecedores, incluindo, além dos contatos e dados contábeis, definições como prazos de pagamento e percentuais de comissões e honorários. O programa é compatível com diversos formatos de bancos de dados e com softwares e arquivos externos, como o da RECEITA Federal.

Para quem é útil: Empresas que lidam com um grande número de fornecedores e clientes. 99 reais por mês.

15 Tiny

O Tiny é um software online que permite a uma empresa gerenciar as COMPRAS e controlar os estoques. Além disso, o aplicativo ajuda a manter todas as informações financeiras do negócio organizadas num só lugar — como contas a receber e a pagar, orçamentos de fornecedores, fluxo de caixa, gestão de propostas comerciais e comissões de vendedores.

Para quem é útil: Empreendedores que precisam acompanhar o desempenho dos negócios a distância e em tempo real, além de empresas com filiais e departamentos administrativos descentralizados. A partir de 35 reais por mês.

Fonte: Exame.com